Debida diligencia y validación
Consulte a cualquier persona o empresa contra las listas que la ley le obliga a revisar, y quédese con la prueba de que la revisó.
La obligación no es «tener acceso a listas»: es poder demostrar, dos años después y ante quien lo pregunte, que se consultó a esa contraparte antes de vincularla, en qué fecha y con qué resultado. La mayoría de las empresas que sancionan sí consultaban; lo que no tenían era el soporte.
El segundo problema es el alcance. Las listas vinculantes del Consejo de Seguridad de la ONU son de aplicación obligatoria e inmediata en Colombia, pero la exposición real de una empresa no termina ahí: OFAC, listas de la Unión Europea, inhabilidades de contratación pública, antecedentes judiciales y disciplinarios, y la condición de persona expuesta políticamente con sus familiares y asociados cercanos.
Y el tercero es el falso positivo. Una lista consultada sin criterio devuelve coincidencias por homonimia que paralizan la operación comercial. Lo que hace útil una validación no es cuántas fuentes cruza, sino que cada coincidencia venga con la información suficiente para descartarla o escalarla en minutos.
Resoluciones del Consejo de Seguridad de la ONU, listas OFAC (SDN y consolidadas), Unión Europea y demás fuentes sancionatorias internacionales, actualizadas en su origen.
Identificación de PEP nacionales y extranjeros, con el alcance que exige el Decreto 830 de 2021: cónyuges, familiares hasta el segundo grado y asociados cercanos.
Antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales, inhabilidades para contratar con el Estado, y situación en registros mercantiles y de seguridad social.
Cada resultado indica la fuente, la fecha de corte y el grado de similitud, para que el analista descarte una homonimia sin abrir otras diez pestañas.
Un certificado con fecha, hora, usuario que consultó, fuentes cruzadas y resultado. Es la prueba que se le enseña al revisor fiscal o al ente de control.
Quién consultó qué y cuándo. Permite auditar el propio proceso de debida diligencia, no solo a las contrapartes.
Situaciones reales del mercado colombiano y lo que cambia después.
Sector real vigilado por Supersociedades
Una compañía con el Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST implementado consulta manualmente en varias páginas y guarda capturas de pantalla en una carpeta compartida.
Resultado
La consulta pasa a ser un solo proceso con soporte automático. En la siguiente visita, la evidencia de debida diligencia se entrega completa y con fecha cierta.
Compras y abastecimiento
El área de compras necesita validar a un proveedor nuevo antes de emitir la orden, pero cumplimiento tarda dos días en responder.
Resultado
Compras consulta directamente y obtiene el resultado en el momento; cumplimiento solo interviene en las coincidencias que exigen análisis.
Sector financiero y asegurador
La vinculación de clientes exige consultar listas en el acto y volver a consultarlas de forma periódica según el nivel de riesgo.
Resultado
La validación se integra al flujo de vinculación y la reconsulta periódica queda programada, con registro de cada corrida.
En cumplimiento, lo que no está documentado no existe frente a un ente de control.
Las normas concretas sobre las que se construye este servicio.
Las fuentes se consultan en su origen, de modo que una consulta refleja el estado publicado por la autoridad correspondiente. Para las listas vinculantes de la ONU eso importa especialmente: su aplicación es inmediata, no admite plazo de adopción.
Cubre la parte de consulta y su soporte, que es donde más se falla. La debida diligencia completa incluye además conocer al beneficiario final, entender la actividad de la contraparte y decidir el nivel de riesgo: para eso están el formulario KYC y la debida diligencia ampliada.
Sí. La misma validación está disponible por API para consultar desde sus propios sistemas, sin que nadie tenga que entrar a otra plataforma.
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