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Integridad y talento

Canal de denuncias y línea ética

Un canal operado por un tercero, con anonimato real y sin represalias. Es la única forma de que se use.

Por qué importa

La mayoría de los fraudes internos se descubren por una denuncia, no por un control. Y la mayoría de los canales de denuncia internos no reciben ninguna: cuando el buzón lo administra la misma organización sobre la que hay que denunciar, nadie con algo que perder lo usa.

El anonimato no es un detalle técnico, es la condición de funcionamiento. Un canal que pide identificarse «solo para dar seguimiento» recibe denuncias triviales. Uno operado por un tercero, con un código que permite dar seguimiento sin revelar quién es, recibe las que importan.

Y hay una obligación detrás: la Ley 2195 de 2022 y el Capítulo XIII exigen canal de denuncias con protección al denunciante para los programas de transparencia y ética empresarial. Tenerlo en el papel y no en la práctica es el peor de los dos mundos.

Canal de denuncias y línea ética

Qué incluye el servicio

Varias vías de entrada

Formulario web, línea telefónica y correo. La vía importa: quien no denuncia por escrito a veces sí llama.

Anonimato con seguimiento

El denunciante recibe un código con el que puede consultar el estado y responder preguntas del investigador, sin revelar su identidad en ningún momento.

Operación por un tercero independiente

La recepción y la primera clasificación las hace Risks International, no un área de la empresa denunciada. Es lo que hace creíble el canal.

Clasificación y escalamiento

Cada caso se clasifica por materia y gravedad y se escala a la instancia acordada, con reglas previas para los conflictos de interés —qué pasa si la denuncia señala al gerente—.

Protección al denunciante

Política de no represalias, tratamiento reservado de la identidad y registro de las medidas adoptadas.

Estadística e informes

Volumen, materias, tiempos de respuesta y resultados. Un canal sin estadística no permite saber si funciona o si simplemente nadie lo usa.

Casos de uso

Situaciones reales del mercado colombiano y lo que cambia después.

Industria

El buzón interno de denuncias no ha recibido un solo caso en dos años, en una empresa de mil doscientos empleados.

Resultado

Canal externo con anonimato y difusión interna: los primeros casos reales llegan en el primer trimestre.

Empresas con PTEE

El programa exige canal accesible también para terceros —proveedores, clientes, comunidad—.

Resultado

Canal abierto a terceros, con difusión en el portal de proveedores y en los contratos.

Multilatinas

Operación en varios países con normativas distintas sobre denuncias y protección de datos.

Resultado

Un canal único con las particularidades de cada jurisdicción, y reportes por país.

Qué recibe

En cumplimiento, lo que no está documentado no existe frente a un ente de control.

  • Canal en operación, con sus vías de entrada difundidas
  • Procedimiento de recepción, clasificación y escalamiento
  • Política de no represalias
  • Informes periódicos con estadística de uso

Marco normativo

Las normas concretas sobre las que se construye este servicio.

  • Ley 2195 de 2022 — transparencia y protección al denunciante
  • Capítulo XIII CBJ Supersociedades, numeral 5.7 — canal de denuncias del PTEE
  • Ley 1581 de 2012 — tratamiento de los datos que llegan por el canal

Preguntas frecuentes

¿Y si la denuncia señala a la alta dirección?

Es el caso que hay que resolver antes de abrir el canal, no cuando llega. Se define de antemano una instancia alternativa —junta directiva, comité de auditoría o un tercero— y esa regla se escribe y se comunica.

¿Quién investiga lo que llega?

La recepción y la clasificación las hace el operador del canal. La investigación puede quedar en manos de la empresa o encargarse también a un tercero; para casos de fraude o cuando hay conflicto de interés, lo segundo es lo prudente.

Hablemos de Canales de denuncia y línea ética

Cuéntenos su situación y le respondemos con un alcance concreto: qué haría falta, en cuánto tiempo y con qué esfuerzo de su equipo. Sin compromiso.

  • Le responde un especialista, no un formulario automático.
  • Si su caso no necesita este servicio, se lo decimos.
  • Sus datos se tratan conforme a la Ley 1581 de 2012, con su autorización.
¿Para qué nos escribe?
Ver el detalle de la autorización

Para qué usamos sus datos (Finalidad del tratamiento)

  • Manejo comercial y contacto comercial posterior.
  • Atención de su solicitud, requerimientos y derechos de petición.
  • Validación de información para la prevención del fraude.
  • Validación de identidad y debida diligencia de contrapartes.
  • Manejo y control administrativo, y seguimiento contractual.
  • Cumplimiento de obligaciones legales, en particular las de prevención del LA/FT/FPADM.

El tratamiento puede ser manual o automatizado, y comprende recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir.

Cuánto tiempo los conservamos

Solo el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que usted autorizó, o el que exija la ley. Cumplidas esas finalidades, sus datos se suprimen o se anonimizan de modo que no lo identifiquen.

Se conservan más allá de ese plazo únicamente cuando lo exija una obligación legal o contractual, conforme al artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

Si salen del país (Autorización de transferencia de datos)

Sus datos pueden transferirse o transmitirse internacionalmente conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013.

Solo hacia países o entidades que garanticen un nivel adecuado de protección, o al amparo de las excepciones legales o de una instrucción de la autoridad de protección de datos.

Qué puede hacer usted en cualquier momento (sus derechos como titular)

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
  • Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012. Conforme al artículo 16, la queja procede una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
  • Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato en los casos que la ley permite.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Ejercer estos derechos es gratuito. Escriba a habeasdata@risksint.com.

Lo que no está obligado a responder

Responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes es facultativo. No está obligado a suministrarlos y no hacerlo no le impide recibir los servicios que no los requieran.

Quién responde por sus datos

RISKS INTERNATIONAL S.A.S., NIT 900352786, Calle 25B # 39A-30, Bogotá, Colombia. Teléfono +57 (601) 794 1834. Canal de protección de datos: habeasdata@risksint.com.