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ComplianceSIRIESTSIVDISIGPROPersona ConfiableLínea ÉticaUnidad AntifraudeDebida diligencia y validación
Recoja datos, documentos y la autorización de tratamiento en línea, y deje de perseguir formularios en PDF por correo.
El formulario de conocimiento de la contraparte suele ser un PDF que se envía por correo, se diligencia a mano, se escanea torcido y vuelve incompleto. Entre idas y venidas, vincular a un proveedor tarda dos semanas, y la mitad de los campos que la norma exige quedan vacíos o ilegibles.
Hay un problema adicional que casi nunca se ve venir: ese formulario recoge datos personales, y la Ley 1581 de 2012 exige una autorización previa, expresa e informada, con prueba de qué texto aceptó el titular y cuándo. Una casilla marcada en un papel escaneado no es prueba de nada, y el responsable del tratamiento es la empresa que recogió el dato.
Se envía un enlace y la contraparte diligencia desde donde esté. Los campos obligatorios no dejan enviar incompleto, así que no hay segunda ronda.
Cámara de comercio, RUT, cédula del representante, estados financieros, certificaciones. Cada documento queda asociado al expediente de la contraparte.
La estructura de propiedad se recoge en el mismo formulario, que es donde la norma quiere que se identifique al beneficiario final y donde más se omite.
Se guarda el texto literal que aceptó el titular, la versión de la política vigente ese día, la fecha, la dirección IP y el navegador. Es lo que exige el Decreto 1377 de 2013 para poder demostrar la autorización.
Al llegar el formulario, la contraparte se valida contra listas de forma automática, de modo que el expediente nace con su consulta hecha.
Datos, documentos, autorización y resultado de la validación en un solo lugar, que es lo que hay que poder mostrar en una visita.
Situaciones reales del mercado colombiano y lo que cambia después.
Servicios profesionales
Cada cliente nuevo exige recoger doce documentos por correo, y el expediente termina repartido entre tres buzones.
Resultado
El cliente diligencia una sola vez, el expediente queda completo desde el primer día y la vinculación baja de semanas a días.
Industria
Los formularios de proveedores están firmados pero sin autorización válida de tratamiento de datos.
Resultado
Toda vinculación nueva nace con la prueba de consentimiento; las antiguas se renuevan enviando el enlace.
Juegos de suerte y azar
El conocimiento del cliente exige campos específicos del sector que el formato genérico no recoge.
Resultado
El formulario se configura con los campos del sector y no admite envíos incompletos.
En cumplimiento, lo que no está documentado no existe frente a un ente de control.
Las normas concretas sobre las que se construye este servicio.
Sí. Los campos, los documentos obligatorios y el texto de autorización se configuran según su política; lo que no cambia es que la prueba del consentimiento se guarde completa.
Se pueden cargar al expediente digital para tenerlo todo en un sitio. Ahora bien, si la autorización de tratamiento de esos expedientes no cumple, digitalizarla no la arregla: hay que volver a recogerla.
Cuéntenos su situación y le respondemos con un alcance concreto: qué haría falta, en cuánto tiempo y con qué esfuerzo de su equipo. Sin compromiso.
Consulte a cualquier persona o empresa contra las listas que la ley le obliga a revisar, y quédese con la prueba de que la revisó.
Ver el servicio →Cuando la consulta de listas no alcanza: investigación a fondo de la contraparte, su estructura y su beneficiario final.
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