Retail y consumo
Programas de fidelización que recogen datos de miles de personas con una casilla marcada de antemano.
Resultado
Autorización rediseñada por finalidad, con prueba conservada, y renovación del consentimiento de la base existente.
Consultoría e implementación
Programa de protección de datos personales
Cumplir la Ley 1581 no es publicar una política: es poder demostrar, dato por dato, quién autorizó qué y para qué.
Por qué importa
Casi todas las empresas tienen publicada una política de tratamiento de datos. Muy pocas pueden demostrar la autorización de un titular concreto: qué texto exacto aceptó, en qué fecha, desde dónde y para qué finalidad. La ley exige que la autorización sea previa, expresa e informada, y que el responsable conserve prueba de ella; una casilla marcada por defecto no cumple ninguna de las tres cosas.
El segundo frente son las PQR. Un titular puede pedir conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, y hay plazos legales para responder. Cuando esas solicitudes llegan a un buzón que nadie revisa, el incumplimiento no es de criterio: es de calendario, y se demuestra solo.
Qué incluye el servicio
Inventario de bases de datos
Qué datos trata la empresa, dónde están, quién los usa y con qué finalidad. Sin esto no se puede cumplir nada, porque no se sabe qué hay que cumplir.
Política y aviso de privacidad
Redactados sobre las finalidades reales del tratamiento, no sobre una plantilla. Una finalidad genérica invalida la autorización que se apoya en ella.
Autorizaciones con prueba
Diseño de los textos por finalidad y del mecanismo que guarda la prueba: texto mostrado, versión de la política, fecha, IP y navegador.
Procedimiento de PQR
Canal, responsable, plazos y formato de respuesta, con el registro que permite demostrar que se respondió a tiempo.
Registro Nacional de Bases de Datos
Acompañamiento en el registro y su actualización ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando aplica.
Capacitación y cultura
El área que más incumple no es la de sistemas: es la que pide el dato «por si acaso». La capacitación se dirige a quien recoge datos todos los días.
Casos de uso
Situaciones reales del mercado colombiano y lo que cambia después.
Salud
Tratamiento de datos sensibles sin la autorización reforzada que la ley exige para ellos.
Resultado
Procedimiento específico para datos sensibles y capacitación del personal asistencial y administrativo.
Talento humano
Hojas de vida de candidatos no seleccionados almacenadas indefinidamente, sin finalidad ni plazo.
Resultado
Política de retención con plazos definidos y supresión efectiva al vencerlos.
Qué recibe
En cumplimiento, lo que no está documentado no existe frente a un ente de control.
- Inventario de bases de datos y de finalidades
- Política de tratamiento y aviso de privacidad
- Textos de autorización por finalidad
- Procedimiento de atención de PQR, con plazos
- Constancia del registro de bases de datos
- Registro de capacitación
Marco normativo
Las normas concretas sobre las que se construye este servicio.
- Ley 1581 de 2012 — régimen general de protección de datos
- Decreto 1377 de 2013 — autorización, aviso y prueba
- Ley 1266 de 2008 — datos financieros y crediticios
- Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio
Preguntas frecuentes
Ya tenemos política publicada. ¿Falta algo?
Casi siempre falta la prueba. La política dice cómo trata usted los datos; la autorización demuestra que el titular lo consintió. Ante la Superintendencia, la primera sin la segunda no sirve de mucho.
¿Hay que volver a pedir autorización a toda la base?
Solo si la que se tiene no cumple, y conviene verificarlo antes de asumirlo. Cuando hay que renovarla, el formulario en línea con prueba de consentimiento es la vía más rápida y la que deja mejor soporte.
Hablemos de Protección de datos personales
Cuéntenos su situación y le respondemos con un alcance concreto: qué haría falta, en cuánto tiempo y con qué esfuerzo de su equipo. Sin compromiso.
- Le responde un especialista, no un formulario automático.
- Si su caso no necesita este servicio, se lo decimos.
- Sus datos se tratan conforme a la Ley 1581 de 2012, con su autorización.
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