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Miles de proveedores, miles de empleados y una base de datos de clientes que es, a la vez, el activo y el riesgo.
El retail acumula tres bases que crecen sin parar: proveedores, empleados y clientes. Ninguna se puede revisar a mano, y las tres tienen su propia obligación. La de proveedores por debida diligencia, la de empleados por confiabilidad, y la de clientes por habeas data.
Los programas de fidelización son el punto de incumplimiento más frecuente y más fácil de probar: recogen datos de cientos de miles de personas, casi siempre con una casilla marcada por defecto o un texto que no dice la finalidad. La autorización así obtenida no cumple, y la base entera queda en entredicho.
En la operación, el fraude interno rara vez es un robo aislado: es un control que existía y dejó de ejecutarse, o una segregación de funciones que se rompió por una ausencia y nunca se restableció.
Supervisor competente
Superintendencia de Sociedades
Las obligaciones concretas de este sector, con el numeral que las impone.
CBJ Supersociedades, Capítulo X
Con debida diligencia extendida a toda la base de proveedores, no solo a los grandes.
Ley 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013
Previa, expresa e informada. Una casilla premarcada no cumple ninguno de los tres requisitos.
Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio
Registro y actualización de las bases que la entidad administra.
Ley 1581 de 2012, art. 14 y 15
Consultas y reclamos tienen plazos legales; el incumplimiento se demuestra con el calendario.
No una lista genérica: lo que de verdad ocurre en este sector.
Afecta a toda la base a la vez, no a un caso. Es el riesgo de habeas data con mayor impacto en este sector.
Con miles de altas al año, el control se salta el día que hay prisa si no está dentro del propio proceso de compras.
Alta rotación y verificación mínima hacen que el mismo perfil vuelva por otra tienda o por un tercero.
Para cada servicio, la situación tal como se vive aquí y lo que cambia después.
Situación
El programa de fidelización recoge datos con una casilla marcada de antemano.
Resultado
Autorización rediseñada por finalidad, con prueba conservada, y renovación del consentimiento de la base existente.
Situación
La creación de terceros en el ERP no pasa por ningún control de listas.
Resultado
El alta dispara la validación y no se completa si hay una coincidencia sin resolver.
Situación
La base de proveedores creció y la validación inicial se hizo una sola vez.
Resultado
Reconsulta trimestral programada, con el comparativo de altas y cambios de estado.
Situación
Un exempleado desvinculado por una investigación interna vuelve a postularse por otra vía.
Resultado
La lista interna lo identifica en la validación del candidato, antes de la contratación.
Situación
Faltantes recurrentes de inventario en un centro de distribución, sin responsable identificado.
Resultado
Reconstrucción del mecanismo, cuantificación del faltante y cierre del control que falló.
Cuestionarios gratuitos construidos sobre los numerales de cada norma. El resultado es suyo, sin compromiso.
Evalúe si su sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT/FPADM cumple lo que exige la Superintendencia de Sociedades.
Cuéntenos su situación y le respondemos con un alcance concreto: qué le aplica, por dónde empezar y con qué esfuerzo de su equipo. Sin compromiso.
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